Leitlinien

Ziele und Serviceumfang

repOS bietet als institutionelles Repository der HafenCity Universität Hamburg (HCU) allen Mitgliedern und Angehörigen der Universität die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Veröffentlichung von Forschungsergebnissen im Open Access. Wer Mitglied bzw. Angehörige/r ist, definiert die Grundordnung der HafenCity Universität Hamburg.

Open Access

Die HafenCity Universität Hamburg (HCU) bekennt sich zu Open Access in der Wissenschaft. Im Sinne der "Berliner Erklärung über den offenen Zugang zu wissenschaftlichem Wissen" bedeutet Open Access an der HCU, dass wissenschaftliche Publikationen unter Einhaltung von Qualitätsstandards allen Interessierten ohne rechtliche, finanzielle oder technische Hürden im Internet zur Verfügung gestellt werden und nachgenutzt werden können. Das beinhaltet nicht nur Textpublikationen wie Zeitschriftenartikel oder Monographien, sondern auch Forschungsdaten, beispielsweise Primärdaten oder digitale Abbilder von Forschungsgegenständen. Damit werden Sichtbarkeit, Nachprüfbarkeit und Nachnutzbarkeit der Forschungsleistungen von HCU-Mitgliedern und -Angehörigen gefördert. Für die Veröffentlichung steht den Mitgliedern und Angehörigen der HCU das Repositorium repOS zur Verfügung. Elektronisches Publizieren auf repOS ermöglicht ihnen, den Grundsätzen zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis sowie den Vorgaben von nationalen und internationalen Fördereinrichtungen zu entsprechen. Hinsichtlich der Forschungsdaten folgt repOS den FAIR-Data-Prinzipien (findable, accessible, interoperable, reusable).

Nachhaltigkeit

Die elektronischen Publikationen erhalten persistente Identifikatoren (DOI & URN) und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge sowie Suchmaschinen nachgewiesen und auffindbar. repOS gewährleistet eine langfristige Archivierung sowie Verfügbarkeit der veröffentlichten Inhalte für mindestens zehn Jahre entsprechend den Empfehlungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft.

Die publizierten Dokumente sind nicht zur Veränderung bzw. Löschung vorgesehen. Dies garantiert die Authentizität der Dokumente, die dadurch mit gedruckten Publikationen vergleichbar sind. Es kann jedoch eine neue Version als eigenständiges Dokument hochgeladen werden und in begründeten Ausnahmefällen können einzelne Dokumente aus der öffentlichen Sicht ausgenommen werden.

Für den Betrieb und die Weiterentwicklung des repOS-Servers werden die Anforderungen von nationalen und internationalen Initiativen und Projekten wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation e.V. (DINI), der Coalition of Open Access Repositories (COAR) und der Open Archives Initiative (OAI) berücksichtigt.

Sammelauftrag

Das Angebot von repOS umfasst die Veröffentlichung, Sammlung, Katalogisierung, Sichtbarmachung und Archivierung wissenschaftlicher elektronischer Inhalte, die von den Mitgliedern und Angehörigen der HCU erzeugt werden. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente.

Auch Hochschulschriften der HCU können elektronisch veröffentlicht und weltweit frei im Netz zur Verfügung gestellt werden. Damit wird zugleich der in den Promotionsordnungen verankerten Veröffentlichungspflicht für Dissertationen genüge getan. Master- und Bachelorarbeiten können im Ausnahmefall aufgenommen werden, wenn sie herausragende Leistungen darstellen und von den Betreuenden zur Veröffentlichung empfohlen werden.

Zu den hier veröffentlichten Dokumenten gehören:

Dateiformate

Weit verbreitete, aktuell marktübliche Dateiformate wie PDF, DVI, HTML, JPG, TIFF und PostScript sowie komprimierte Dateiarchive in den Formaten GZ und ZIP werden von repOS unterstützt. Um die Publikationen möglichst barrierefrei und langzeitverfügbar zu halten, sollten jedoch die Formate PDF oder PDF/A bevorzugt und möglichst eine Datei pro Dokument hochgeladen werden. Zudem müssen die Dateien frei von technischen Schutzmaßnahmen sein. Falls Sie bei der Konvertierung von Dateiformaten Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an:

Hinsichtlich der Forschungsdaten werden alle in der Wissenschaft gängigen Formate unterstützt. Hierbei handelt es sich z.B. um Textformate, Spreadsheets und Tabellenformate, Raster/ Vektor/Multimedia-Rohdaten, Punktwolken-Formate sowie Programmpakete. Für Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an:

Ein Dokument muss folgende Bedingungen erfüllen:

Einreichung und bibliothekarische Erschließung

Die bibliographischen Daten können von den Nutzenden des Dienstes selbst eingetragen werden. Hierfür steht eine Funktion zum Datenimport per DOI zur Verfügung. Alternativ können die Daten auch von Hand erfasst werden. Den schreibenden Zugriff auf die Datenbank erhält das wissenschaftliche Personal der HafenCity Universität Hamburg über einen von der IT-Abteilung angebotenen Authentifizierungsdienst (LDAP) automatisch. Für alle anderen berechtigten Nutzenden besteht die Möglichkeit, selbstständig einen Account anzulegen. Die bibliographischen Daten und das Abstract werden für die Nachnutzung und Weiterverbreitung (z.B. für Bibliothekskataloge) CC-0 lizenziert.

Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Annahme und Überprüfung der elektronischen Publikationen werden von der HCU-Bibliothek bzw. für die Forschungsdaten vom Referat für Forschung durchgeführt oder nach Absprache betreut. Forschungsdaten können zurzeit ausschließlich über das Referat für Forschung hochgeladen werden. Zur Qualitätssicherung werden nur in begutachteten Forschungsprojekten generierte Forschungsdaten veröffentlicht.

Die inhaltliche Erschließung der Dokumente erfolgt in der Regel über frei vergebene Schlagworte (durch den Autor bzw. die Autorin) und gebundene Schlagwörter nach dem kontrollierten Vokabular der GND (Gemeinsame Normdatei). Jede Publikation erhält zusätzlich eine DDC-Notation.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Wahrung von Urheber-, Verwertungs- und Nutzungsrechten Dritter an zu veröffentlichenden Inhalten sowie die Einhaltung des Datenschutzes und des Persönlichkeitsrechts liegen in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgebenden einer elektronischen Publikation.

Viele wissenschaftliche Verlage erlauben, dass Autorinnen und Autoren ihre bereits veröffentlichten Publikationen zusätzlich auf einem institutionellen Publikationsserver frei verfügbar machen. Auf repOS werden wissenschaftliche Dokumente von den Autorinnen und Autoren in diesem Sinne zur Verfügung gestellt.

Erstveröffentlichung

Die Urheber- und Nutzungsrechte werden in einem Veröffentlichungsvertrag geregelt (Vertrag über die Veröffentlichung einer digitalen Publikation / Vertrag über die Erstveröffentlichung einer Dissertation oder Habilitation). Bei einer Erstveröffentlichung auf repOS wird der HafenCity Universität dauerhaft das einfache Recht auf Vervielfältigung und öffentliche Zugänglichmachung der elektronischen Publikation durch die Urheberinnen und Urheber übertragen. Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren an ihren Inhalten bleiben gewahrt. Eine Veröffentlichung auf dem Publikationsserver steht weiteren Veröffentlichungen in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Autorinnen und Autoren wird die Verwendung von Creative-Commons-Lizenzen zur Regelung der Nutzungsrechte an ihren Inhalten empfohlen.

Mit der Unterzeichnung des Veröffentlichungsvertrages räumt der Rechteinhaber oder die Rechteinhaberin gleichzeitig repOS das Recht zur Meldung und Weitergabe an Dritte ein, z.B. an die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) zur Archivierung der Dokumente. Diese Rechteeinräumung beinhaltet auch das Recht zum Erstellen von Kopien und zur Konvertierung in andere elektronische oder physische Formate.

Zweitveröffentlichung

Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats wird allen Forschenden und Studierenden der HCU geraten, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen publizierten Inhalte zusätzlich als Zweitveröffentlichung (so genannte "Postprint-Version") - eventuell nach einer Sperrfrist (Embargo) - auf repOS zur Verfügung zu stellen. Bei Zweitveröffentlichungen richtet sich die Dauer des Embargos nach den jeweils gültigen rechtlichen Regelungen (Zweitveröffentlichungsrecht, §38(4) UrhG) und/oder eventuell bestehenden Publikations- bzw. Verlagsbedingungen (siehe dazu die SHERPA/RoMEO-Liste).

Forschungsdaten

Beim Einreichen von Forschungsdaten im Referat für Forschung zur Veröffentlichung auf repOS sind die Forschenden in der Verantwortung sicherzustellen, dass sie die notwendigen Rechte und Genehmigungen zum Verbreiten der Daten besitzen oder eingeholt haben. Personen, die die in repOS gespeicherten Forschungsdaten weiterverwenden oder weiterverbreiten, sind aufgefordert, die urheber- und lizenzrechtlichen Bestimmungen, die hinsichtlich dieser Daten gelten, zu beachten und einzuhalten.

Besondere Voraussetzungen für die Publikation studentischer Arbeiten

Um eine effiziente Qualitätssicherung zu gewährleisten, ist die Zustimmung der jeweiligen Betreuerin bzw. des jeweiligen Betreuers durch Unterschrift auf dem Veröffentlichungsvertrag zur elektronischen Speicherung studentischer Arbeiten zwingend erforderlich. Der Veröffentlichungsvertrag ist zusammen mit der Arbeit in der Bibliothek einzureichen. Für studentische Arbeiten besteht die Möglichkeit, diese zugriffsbeschränkt nur innerhalb des HCU-Netzes freizuschalten.

Besondere rechtliche Aspekte bei studentischen Arbeiten

Hat der Absolvent bzw. die Absolventin einem Dritten (beispielsweise einer Firma) ein ausschließliches Nutzungsrecht an der Arbeit eingeräumt, so darf die Arbeit nicht über die Bibliothek veröffentlicht, von der Hochschule verwertet oder allgemein zugänglich gemacht werden. Das Einstellen auf dem Publikationsserver der Bibliothek ist unwiderruflich und kann nicht zurückgenommen werden. Die Abschlussarbeit gilt damit im urheberrechtlichen Sinne als veröffentlicht und ist über einen entsprechenden Link

Anzusprechende Personen & organisatorische Regelungen

Das institutionelle Repository repOS wird organisatorisch von der Bibliothek der HCU und dem Referat für Forschung und technisch von dem Rechenzentrum der TU Hamburg betreut. Zum Einsatz kommt die Open-Source-Software DSpace, deren lokale Konfiguration die Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg für die HCU als Dienstleister übernimmt. Der Dienst ist ständig verfügbar. Die elektronische Veröffentlichung ist für Mitglieder und Angehörige der HafenCity Universität Hamburg und Angehörige von mit der HCU assoziierten Einrichtungen kostenfrei.

Bei Fragen aller Art, die das Repository und die damit verbundenen Dienste betreffen, wenden Sie sich bitte an repos-publikationen@hcu-hamburg.de (für Publikationen) bzw. repos-forschungsdaten@hcu-hamburg.de (für Forschungsdaten).